Polityka prywatności strony internetowej

§ 1 · Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony rodmanager.pl jest:

§ 2 · Zakres polityki

Ta polityka dotyczy strony internetowej rodmanager.pl, w tym formularza bezpłatnej licencji testowej, formularza zapytania o stronę internetową ogrodu oraz podstawowej analityki odwiedzin strony.

Nie dotyczy danych przetwarzanych lokalnie w programie ROD Manager dla Windows. Zasady dotyczące programu opisuje osobna polityka prywatności aplikacji ROD Manager.

§ 3 · Formularz licencji testowej

Jeśli korzystasz z formularza "Wypróbuj ROD Manager", przetwarzamy dane podane w formularzu:

• imię i nazwisko osoby kontaktowej,
• nazwę ROD,
• adres e-mail,
• datę i godzinę wysłania formularza.

Dane wykorzystujemy w celu:

• utworzenia bezpłatnej licencji testowej,
• wysłania klucza licencyjnego i linków do instalacji,
• obsługi kontaktu dotyczącego licencji testowej,
• sprawdzenia, czy dla danego adresu e-mail licencja testowa była już wcześniej wygenerowana,
• zabezpieczenia formularza przed nadużyciami.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymania licencji testowej.

§ 3a · Formularz zapytania o stronę WWW

Jeśli korzystasz z formularza "Zapytaj o wdrożenie" (ROD Manager Strony), przetwarzamy dane podane w formularzu:

• imię i nazwisko osoby kontaktowej,
• nazwę ROD,
• adres e-mail,
• treść wiadomości, jeśli została podana,
• datę i godzinę wysłania formularza.

Dane wykorzystujemy w celu:

• kontaktu w sprawie strony internetowej ogrodu,
• omówienia wdrożenia i pokazania panelu administratora,
• obsługi zamówienia usługi ROD Manager Strony,
• zabezpieczenia formularza przed nadużyciami.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia.

§ 4 · Podstawy prawne

Podstawa prawna przetwarzania danych z formularza zależy od tego, w czyim imieniu działa osoba wypełniająca formularz:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy osoba wypełniająca formularz działa we własnym imieniu, a przetwarzanie jest niezbędne do utworzenia i obsługi licencji testowej albo do podjęcia na jej żądanie działań przed zawarciem umowy dotyczącej strony internetowej ogrodu,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy osoba wypełniająca formularz działa jako członek zarządu, pracownik, pełnomocnik lub inny przedstawiciel ROD albo innej organizacji i nie jest sama stroną przyszłej umowy; prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest wówczas przyjęcie i obsługa zgłoszenia, utworzenie licencji dla reprezentowanej organizacji oraz kontakt z jej przedstawicielem,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – niezależnie od tego, w czyim imieniu działa osoba wypełniająca formularz, w prawnie uzasadnionym interesie Administratora polegającym na zabezpieczeniu formularzy, zapobieganiu wielokrotnemu korzystaniu z bezpłatnej licencji testowej i innym nadużyciom, obsłudze korespondencji oraz dochodzeniu lub obronie roszczeń.

Dane analityczne strony przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na mierzeniu odwiedzin strony i poprawianiu jej działania.

§ 5 · Automatyzacja i wysyłka e-mail

Formularz bezpłatnej licencji testowej oraz formularz zapytania o stronę WWW są obsługiwane automatycznie z wykorzystaniem Make.com. Dane z formularza licencji testowej mogą być zapisywane w Make Data Store w celu obsługi zgłoszenia i sprawdzenia, czy dla danego adresu e-mail licencja testowa była już wcześniej wygenerowana. Dane z formularza zapytania o stronę WWW nie są zapisywane w Make Data Store.

System automatycznie sprawdza, czy dla podanego adresu e-mail została już wcześniej wygenerowana licencja testowa. Jeżeli tak, kolejna licencja nie jest tworzona, a użytkownik otrzymuje informację, że klucz został wcześniej wysłany na ten adres. Mechanizm służy ograniczeniu wielokrotnego korzystania z bezpłatnego okresu testowego i zapobieganiu nadużyciom. W przypadku podejrzenia błędu można skontaktować się z Administratorem zgodnie z § 10.

Klucz licencyjny jest tworzony przez API licencyjne Administratora. Za pośrednictwem Zoho ZeptoMail wysyłana jest wiadomość z kluczem licencyjnym i linkami do instalacji oraz powiadomienie Administratora o zapytaniu dotyczącym wdrożenia strony WWW.

§ 6 · Analityka odwiedzin i zdarzeń

Na stronie korzystamy z Umami Analytics do analizy odwiedzin, pseudonimowych sesji oraz wybranych zdarzeń związanych z korzystaniem ze strony. Skrypt analityczny jest hostowany lokalnie w domenie rodmanager.pl, natomiast dane analityczne są przetwarzane i przechowywane w usłudze Umami Cloud.

W ramach analityki mogą być przetwarzane:

• adres URL i tytuł odwiedzonej podstrony, w tym parametry zapytania znajdujące się w adresie URL, jeżeli występują,
• źródło wejścia,
• data i godzina wizyty,
• język przeglądarki i rozdzielczość ekranu,
• typ urządzenia, przeglądarka i system operacyjny,
• kraj lub przybliżona lokalizacja,
• nazwy zdarzeń związanych z działaniem formularzy, takie jak poprawne wysłanie, wykrycie wcześniejszej licencji testowej albo wystąpienie błędu.

Podczas obsługi żądania Umami wykorzystuje technicznie adres IP i informacje o przeglądarce między innymi do określenia przybliżonej lokalizacji oraz utworzenia pseudonimowego identyfikatora sesji. Zgodnie z dokumentacją Umami adres IP nie jest zapisywany w bazie danych. Identyfikator sesji nie zawiera imienia, nazwiska ani adresu e-mail użytkownika.

Dane mogą być analizowane zarówno jako zbiorcze statystyki, jak i jako aktywność w ramach pojedynczej pseudonimowej sesji. Do Umami nie przesyłamy treści wypełnianych formularzy, imion i nazwisk, adresów e-mail, nazw ROD, wiadomości ani kluczy licencyjnych.

Analityka nie jest wykorzystywana do reklamy, śledzenia użytkowników pomiędzy różnymi stronami internetowymi, podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani ustalania tożsamości konkretnych osób. Umami nie wykorzystuje cookies do prowadzenia tej analityki.

§ 7 · Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane dostawcom usług, z których korzystamy przy obsłudze strony i formularza:

• Make.com - automatyzacja formularza licencji testowej i formularza zapytania o stronę WWW oraz zapis danych dotyczących licencji testowej,
• Zoho ZeptoMail - wysyłka wiadomości e-mail,
• Umami Cloud - statystyki odwiedzin strony,
• dostawca infrastruktury API licencyjnego - obsługa licencji,
• Cloudflare - hosting strony, obsługa ruchu sieciowego, zabezpieczenie i przyspieszenie działania strony.

Dostawcy usług otrzymują dane tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia danej usługi.

§ 8 · Przekazywanie danych poza EOG

Organizacja Make.com oraz konto Zoho ZeptoMail używane przez Administratora są skonfigurowane w regionie Unii Europejskiej. Usługa Umami Cloud oraz infrastruktura API licencyjnego również są skonfigurowane tak, aby przechowywać dane w lokalizacjach na terenie Unii Europejskiej.

Strona korzysta z Cloudflare, które jako dostawca infrastruktury internetowej może technicznie obsługiwać ruch przez swoją globalną sieć. Oznacza to, że dane techniczne związane z połączeniem ze stroną, takie jak adres IP, informacje o żądaniu przeglądarki i podstawowe logi bezpieczeństwa, mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, stosujemy zabezpieczenia wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, pisząc na adres: [email protected].

§ 9 · Okres przechowywania danych

Dane z formularza bezpłatnej licencji testowej przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od wysłania formularza. Okres ten pozwala obsłużyć licencję testową oraz sprawdzić, czy dla danego adresu e-mail została ona już wcześniej wygenerowana.

Dane z formularza zapytania o stronę WWW oraz związaną z nim korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy, dane niezbędne do jej wykonania i rozliczenia mogą być przechowywane przez okres wynikający z obowiązków prawnych i zasad dotyczących realizacji umowy.

Dane dotyczące licencji testowej zapisane w Make Data Store przechowujemy maksymalnie przez 12 miesięcy. Dane z formularza zapytania o stronę WWW nie są zapisywane w Make Data Store. Dane znajdujące się w kolejce webhooka są usuwane po przetworzeniu zgłoszenia. W planie Free szczegółowa historia wykonania scenariuszy Make.com jest dostępna przez 7 dni. W przypadku niepełnego wykonania scenariusza dane mogą być przechowywane do czasu usunięcia błędu lub ręcznego usunięcia wykonania, nie dłużej niż jest to konieczne do prawidłowej obsługi zgłoszenia.

Zoho ZeptoMail przechowuje techniczne logi wysłanych wiadomości przez 60 dni. Jeżeli w usłudze włączone jest zapisywanie treści wiadomości, treść również jest usuwana nie później niż po 60 dniach. Kopie korespondencji znajdujące się w skrzynce pocztowej Administratora podlegają okresom przechowywania właściwym dla danego zgłoszenia.

Dane analityczne w Umami Cloud przechowujemy maksymalnie przez 12 miesięcy. Statystyki są usuwane lub resetowane nie rzadziej niż raz w roku.

Dane techniczne związane z działaniem strony, w tym logi bezpieczeństwa i informacje o żądaniach HTTP, są przetwarzane przez Cloudflare przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi ruchu i przeciwdziałania nadużyciom, zgodnie z konfiguracją usługi i warunkami świadczenia usług. Administrator nie tworzy odrębnych kopii logów Cloudflare, chyba że jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

Po upływie wskazanych okresów dane mogą być przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do czasu upływu właściwego terminu ich przedawnienia. Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin ten wynosi co do zasady 3 lata.

§ 10 · Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy i dotyczy danych dostarczonych przez tę osobę,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem: [email protected].

§ 11 · Cookies i podobne technologie

Strona korzysta z technicznego pliku cookie cf_clearance, ustawianego przez Cloudflare w domenie rodmanager.pl. Cookie jest używane do rozpoznania zaufanego ruchu, obsługi zabezpieczeń strony i ochrony przed złośliwymi odwiedzinami. Jest to cookie niezbędne do działania mechanizmów bezpieczeństwa strony.

Plik cf_clearance jest przechowywany przez 30 minut od prawidłowego przejścia mechanizmu zabezpieczającego, chyba że zostanie wcześniej usunięty przez użytkownika w ustawieniach przeglądarki.

Umami Analytics nie wymaga stosowania cookies śledzących użytkownika między stronami. Szczegółowe informacje o analityce odwiedzin, sesji i zdarzeń znajdują się w § 6 tej polityki.

§ 12 · Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian na stronie, w formularzu lub w używanych usługach.

Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna na stronie rodmanager.pl.